Política de privacidad

01Quién trata tus datos

Responsable

Carlos Lorente Sánchez (77379772K)

Domicilio

Calle Justino Floréz Llamas 3, Portal 4, 1º L, 23009 Jaén

Contacto

consultas@sohub.online

02Qué datos tratamos y de dónde salen

Los que tú nos facilitas al escribirnos por WhatsApp o correo electrónico o desde tu área de cliente: tus datos de contacto, los de tu empresa y obra si nos los indicas, lo que nos cuentas sobre lo que necesitas y la documentación que decidas aportar.

Cuando nos envías una consulta o documentación relacionada con una obra, tratamos los datos incluidos en ella en la medida necesaria para analizar la solicitud, contactar con proveedores, preparar propuestas y gestionar la relación derivada de la consulta. Evita facilitarnos datos personales que no hagan falta para la consulta y, si nos das datos de terceros, debes contar con una base jurídica o legitimación suficiente para comunicárnoslos.

Esta web recoge datos en dos sitios: el formulario de Iniciar consulta, donde nos dices tu nombre, tu correo, tu teléfono si quieres que te llamemos, lo que necesitas y, si quieres, los archivos que adjuntes (planos, fotos, mediciones o documentos: hasta cinco y 20 MB en total), que guardamos con tu consulta en almacenamiento privado, solo los ve nuestro equipo y tú desde tu área, y se conservan lo mismo que la consulta —te pedimos que no adjuntes datos de otras personas que no hagan falta—; y la página de acceso, donde puedes crear una cuenta con tu correo y nos dices tu nombre y si vas a usar SOHUB como cliente, como constructora o como fabricante (en estos dos casos, también el nombre de tu empresa). No hacemos perfilado: el resto llega cuando decides escribirnos por tu canal o completar tu perfil.

Datos que no nos has dado tú. Si ya eras cliente nuestro antes de esta web, tus datos de contacto (nombre, empresa, correo, teléfono y localidad) salen de nuestros propios registros de esa relación, y los hemos pasado a este sistema para seguir atendiéndote. Si te da acceso la cuenta de tu empresa, tu nombre y tu correo nos los da quien te invita.

Si ya eras cliente nuestro, podemos invitarte por correo a tu área de cliente para que sigas tus solicitudes, o mandarte un enlace para iniciar una consulta con tus datos ya puestos. El enlace no lleva tus datos a la vista, caduca y sirve una sola vez, y en el correo de invitación puedes pedir que no te volvamos a escribir.

Para proteger la web y tu área de cliente frente a abusos e intentos de acceso indebido, registramos también la dirección IP desde la que se entra en tu área de cliente, se hacen los intentos de acceso y los envíos del formulario, y la de las peticiones que rechazamos o que superan los límites de uso. No la usamos para nada más.

03Gestión del área privada

Cuando utilizas tu área privada —de cliente, de constructora o de fabricante—, creamos y gestionamos una cuenta asociada a la dirección de correo que nos facilitas. La cuenta te permite, según las funcionalidades disponibles en cada momento, acceder a tus consultas, consultar su estado y usar las funcionalidades privadas del área. Para el acceso usamos tu correo con contraseña, enlaces de acceso por correo o, si lo eliges, tu cuenta de Google. Los datos de la cuenta se tratan para gestionar el acceso, mantener la seguridad, prestarte las funcionalidades del área y atender tus solicitudes.

Si creas tu cuenta con una contraseña, que es opcional, guardamos una transformación irreversible de ella —no la contraseña— para poder comprobarla cuando entres. No hace falta: puedes entrar también con un enlace que te mandamos por correo.

Dentro de tu área puedes, si quieres, completar tu perfil —apellidos, cargo, empresa, teléfono y una foto— y, si representas a una empresa, sus datos y su logotipo y, si eres fabricante, tu catálogo. Guardamos también qué avisos por correo quieres recibir.

Si eliges entrar con Google, la autenticación la hace Google conforme a sus propias condiciones y política de privacidad, y nos comunica solo lo necesario para identificar tu cuenta: tu dirección de correo y si la tiene por verificada, tu nombre y la foto de perfil de tu cuenta de Google, y nada más —ni tus contactos ni tu contraseña—. Usamos el correo para abrir tu cuenta —o crearla, si es la primera vez que entras— y el nombre para proponértelo en tu perfil. La foto no la usamos.

Puedes pedir la supresión de tu cuenta y de tus datos —o borrar la cuenta tú mismo, ver tus derechos—, salvo los que debamos conservar durante el plazo legalmente exigible o mientras sean necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones.

04Extracción de datos de una conversación para preparar un enlace de consulta

A veces una consulta nos llega por un correo o por WhatsApp antes de que la escribas en la web. Para no pedirte otra vez lo que ya nos has contado, cuando preparamos un enlace de consulta para ti —o creamos la solicitud desde un correo que nos has enviado—, podemos partir de esa conversación: elegimos un hilo de correo que ya hemos recibido o pegamos el texto de una conversación de WhatsApp, y de ahí extraemos el asunto, la necesidad, la obra o la localidad, el plazo y tus datos de contacto.

• Si la asistencia de inteligencia artificial está operativa, el texto de esa conversación, y solo ese texto —sin ningún otro dato de nuestro sistema—, se envía a nuestro proveedor de inteligencia artificial (Anthropic), que lo trata como encargado y no lo usa para nada más. Si no lo está, la extracción se hace con reglas en nuestro propio servidor y no sale a nadie.
• Una persona de nuestro equipo revisa y corrige todo lo extraído antes de enviarte nada: la extracción propone, no decide.
• El texto pegado de WhatsApp no se guarda: solo lo que se extrae de él y queda en tu consulta. El correo, si lo había, ya estaba guardado como parte de tu conversación con nosotros.

La base es la aplicación de medidas precontractuales a petición tuya —nos has pedido ayuda con esa necesidad— y nuestro interés legítimo en atenderla sin hacerte repetir lo que ya nos has dicho (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD).

05Para qué los usamos

• Gestionar tu consulta: entenderla, estudiar cómo resolverla, buscar la solución, comunicarte el resultado y hacer el seguimiento correspondiente.
• Darte acceso a tu área: que veas el estado de tus solicitudes, nos escribas y aportes documentación, gestionar tu cuenta y avisarte por correo de los cambios que elijas. Si ya eras cliente nuestro, invitarte a ella.
• Proteger la web y el servicio: detectar y frenar intentos de acceso indebido, abusos y ataques, y corregir los errores técnicos.
• Cumplir nuestras obligaciones legales cuando proceda.

Haber pedido información no es haber aceptado recibir publicidad. No enviamos comunicaciones comerciales por el hecho de que nos escribas. Si alguna vez las hubiera, requerirían tu consentimiento por separado y podrías retirarlo cuando quisieras.

06Con qué base jurídica

• Tu solicitud —y tu cuenta, si la creas— y, en su caso, la relación contractual o precontractual que nazca de ella (art. 6.1.b RGPD).
• Nuestro interés legítimo en atender consultas sobre necesidades de obra y darles seguimiento hasta su resolución, que es la propia actividad del negocio (art. 6.1.f RGPD).
• Nuestro interés legítimo en seguir atendiendo a quien ya era cliente nuestro: pasar sus datos a este sistema e invitarle a su área, pudiendo oponerse en cualquier momento (art. 6.1.f RGPD).
• Las medidas precontractuales a petición tuya y nuestro interés legítimo en no hacerte repetir lo que ya nos contaste, para extraer los datos de una conversación al preparar tu enlace de consulta (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD).
• Nuestro interés legítimo en garantizar la seguridad de la web y de tu información y en prevenir abusos, para los registros de seguridad y la dirección IP (art. 6.1.f y considerando 49 RGPD).
• El cumplimiento de obligaciones legales que nos correspondan, como las fiscales y mercantiles (art. 6.1.c RGPD).

07¿Es obligatorio facilitarnos tus datos?

Facilitar tus datos de contacto (nombre y correo, como mínimo) es necesario para poder atender tu consulta. Si no los facilitas, no podremos tramitarla. El resto de información —teléfono, detalles de la obra, documentación— es voluntaria, pero cuanta más nos des, mejor podremos ayudarte.

08Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para atender la finalidad para la que se recogieron y, después, durante los plazos exigidos por las obligaciones legales aplicables o mientras puedan existir responsabilidades derivadas del tratamiento o de nuestra relación contigo. La documentación contable y fiscal se guarda el plazo que marca la normativa; la de consultas, comunicaciones y expedientes, el necesario para gestionar la relación, acreditar lo hecho y, cuando corresponda, ejercer o defender reclamaciones, siempre con minimización y limitación del plazo. Cada tipo de información tiene su plazo:

Los expedientes ya cerrados y lo que contienen

6 años desde que se cierra el expediente

Los mensajes que intercambiamos contigo, por el canal que sea

1 año desde que se cierra el expediente

La documentación que nos aportas

1 año desde que se cierra el expediente

Las consultas que no llegan a convertirse en encargo

1 año desde el último contacto

El registro de quién accede a información sensible

2 años

Los intentos de entrar en tu área de cliente, de pedir un enlace de acceso o de enviar el formulario, con el correo o la dirección IP desde la que se hacen

24 horas

Los contadores del límite de peticiones a la web, por dirección IP

1 día

El registro de intentos de ataque y de peticiones rechazadas, con la dirección IP de origen

90 días desde el último intento

El registro técnico de errores y rechazos del sistema, que puede incluir el correo usado en un intento de acceso fallido

90 días

Los informes de errores de la aplicación, con los datos personales enmascarados

90 días desde la última vez que se produce el error, una vez resuelto o descartado

Tu cuenta de acceso y tu perfil (nombre, cargo, empresa, teléfono, foto y preferencias de avisos), si la creas

Mientras mantengas la cuenta. Al borrarla desde tu área se borra en el acto, y como mucho 7 días después desaparece también de las copias de seguridad

El identificador de cada mensaje de WhatsApp ya procesado, para no procesarlo dos veces

30 días desde que se procesa

Los códigos con los que confirmas tu correo desde WhatsApp o el chat (guardamos su huella, no el código)

7 días desde que caducan o se usan

El apunte de cada mensaje y consulta de un número de teléfono, para aplicar los límites de uso

90 días

Las quejas que nos escribes por WhatsApp o por el chat

Lo mismo que el expediente al que se refieren; si no se refieren a ninguno, 2 años desde que se atienden (o, si no se atienden, desde que se reciben)

La conversación con el asistente de WhatsApp: tu número, en qué punto estás y lo que el asistente necesita recordar

1 año desde el último mensaje (no se borra mientras te atienda una persona ni si tienes una queja ligada a un expediente)

El mensaje de WhatsApp tal como lo recibimos de Meta (tu número y tu texto), mientras se procesa y por si hay que revisarlo

30 días desde que se recibe

Lo que habláis tú y el asistente de WhatsApp (tus mensajes y sus respuestas, sin enlaces ni códigos de verificación), que el equipo de SOHUB lee para atenderte mejor

30 días desde cada mensaje

Los mensajes de seguimiento que te mandamos por correo o WhatsApp y lo que contestas: tu correo, tu móvil, el permiso de WhatsApp con su prueba y el historial de toques y respuestas

2 años desde el último contacto o actividad (no se borra mientras haya un seguimiento abierto; si nos dices que no quieres WhatsApp, guardamos solo esa negativa para no volver a preguntarte)

La conversación del chat de la web: lo que escribes tú, el asistente y el equipo

30 días desde el último mensaje, o antes si la borras tú desde el propio chat

Las copias de seguridad

7 días: hacemos una copia diaria de la información y de los documentos, y cada copia se borra a los 7 días, así que un borrado tarda como mucho 7 días en llegar también a las copias

Estos plazos son el máximo que conservamos cada tipo de información. El sistema borra solo, al cumplirse su plazo, los registros técnicos y de seguridad, el registro de accesos, los intentos y límites de acceso, y lo relativo al seguimiento y a los canales de mensajería (WhatsApp y chat) que figuran en la lista. El borrado de los expedientes cerrados, sus conversaciones y documentos, y de las consultas que no llegan a encargo todavía no es automático: hasta que lo sea, lo hacemos nosotros al revisar los expedientes cerrados y, en cualquier momento, cuando lo pides ejerciendo tu derecho de supresión (ver tus derechos).

09Quién más puede acceder a ellos

Usamos proveedores tecnológicos para alojamiento, almacenamiento, correo electrónico, autenticación, seguridad, gestión de la plataforma y otras funciones técnicas. Cuando tratan datos personales por nuestra cuenta lo hacen como encargados del tratamiento, con los acuerdos y garantías que exige la normativa y accediendo solo a lo necesario:

• Alojamiento y ejecución de la aplicación (servidores en la UE).
• Base de datos, autenticación y almacenamiento de documentos (servidores en la UE).
• Envío y recepción de correo electrónico (cuando esté operativo).
• Automatización de tareas internas, como repartir avisos y correos entre nuestras herramientas (servidores en la UE; cuando esté operativa).
• Asistencia mediante inteligencia artificial para ayudarnos a interpretar tu consulta, resumir tu expediente y preparar una respuesta, siempre revisada por una persona antes de contestarte o de cambiar nada (cuando esté operativa).
• Seguimiento de los errores técnicos de la aplicación, con los datos personales enmascarados (cuando esté operativo).
• Reconocimiento de voz del navegador, que presta el fabricante del navegador, solo cuando dictamos una nota interna desde el móvil.

Algunos de estos proveedores son empresas radicadas en Estados Unidos. Unos tienen sus servidores en la Unión Europea; los de correo electrónico, de inteligencia artificial, de seguimiento de errores y de reconocimiento de voz pueden tratar los datos también fuera de ella. La transferencia internacional se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión de Ejecución 2021/914), complementadas, cuando el proveedor esté adherido, por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (Decisión de adecuación de 10 de julio de 2023).

Quiénes son, con su país y dónde tratan los datos:

• Vercel (Estados Unidos): alojamiento y ejecución de la aplicación, con las funciones en Dublín (UE).
• Supabase (Estados Unidos): base de datos, autenticación y documentos, con los servidores en Irlanda (UE).
• Google (Gmail; grupo estadounidense): recepción y envío del correo con clientes y proveedores.
• n8n (n8n GmbH, Alemania): automatización, con los servidores en Frankfurt (UE).
• Resend (Estados Unidos): envío de correo, solo si lo usamos en lugar del anterior.
• Anthropic (Estados Unidos): inteligencia artificial, cuando esté operativa.
• Linear (Estados Unidos): seguimiento de errores, cuando esté operativo.
• Meta (Meta Platforms Ireland Limited, Irlanda): el canal de WhatsApp.

Google (Google Ireland Limited) interviene únicamente si eliges entrar con tu cuenta de Google. Al pulsar ese botón tu navegador va a Google, así que Google sabe que entras en este servicio, con los datos que ya maneja de cualquier inicio de sesión suyo y conforme a su propia política. No le contamos nada sobre tu obra ni sobre tu consulta. Es opcional: el enlace que te enviamos por correo entra igual y sin que Google intervenga.

Si nos escribes por WhatsApp, el canal lo presta Meta con WhatsApp Business (la Cloud API de Meta Platforms Ireland Limited), que trata como encargado lo que pasa por él: tu número de teléfono, el nombre de tu perfil de WhatsApp y los mensajes y archivos que nos envías. Los usamos para atender tu consulta: lo que nos cuentas y los archivos que envías quedan en ella y se conservan con sus mismos plazos (ver cuánto tiempo los conservamos). Las respuestas de nuestro asistente de WhatsApp son automáticas y siguen siempre las mismas reglas —botones, un menú y unas preguntas fijas—: no deciden nada sobre ti, y puedes pedir que te atienda una persona. Para enseñarte tus consultas te pedimos que confirmes tu correo con un enlace (o un código) que te enviamos a él; si lo confirmas, lo que nos consultes por WhatsApp se ve también en el área de cliente de ese correo. Si creas tu cuenta desde WhatsApp, con tu nombre, a qué te dedicas y tu correo abrimos tu área de cliente, igual que desde la web. Si escribes «baja», dejamos de enviarte mensajes por WhatsApp. Meta puede tratar estos datos también fuera de la Unión Europea, con las mismas garantías que el resto de proveedores: Cláusulas Contractuales Tipo y, cuando proceda, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU.

Seguimiento de lo que tengas abierto con nosotros. Mientras tengamos algo abierto contigo (una propuesta, una entrega, una consulta a un fabricante) podemos escribirte para seguirlo por correo y, solo si lo has permitido (porque nos escribiste tú por WhatsApp, lo aceptaste desde el enlace de uno de nuestros correos o al dar de alta tu cuenta), también por WhatsApp. Son mensajes cortos, firmados «Asistente de SOHUB», con botones de respuesta; nunca llevan documentos adjuntos (te damos un enlace a tu área, que te pide identificarte) y como mucho te escribimos dos veces por semana, de lunes a viernes de 9 a 19 h. Guardamos la prueba de tu permiso (fecha, origen y el texto que aceptaste) y lo revisamos cada 12 meses sin contacto. Si contestas con tus propias palabras, podemos usar un modelo de inteligencia artificial para clasificar tu respuesta, con tu texto sin teléfonos, correos ni documentos de identidad; solo actúa por su cuenta cuando está muy seguro y, si no, la lee una persona. Puedes dejarlo cuando quieras: escribe «baja» en el chat o pulsa el enlace de baja de cualquiera de nuestros correos, y no te escribimos más por ningún canal.

Si usas el chat de la web (la burbuja «Chat» de esta web y de tu área de cliente), lo que escribes, y lo que te responden el asistente y, si lo pides, una persona de nuestro equipo, se guarda para atender tu consulta. Lo hacemos para tomar tus datos y atender tu petición (art. 6.1.b RGPD) y con tu consentimiento al pulsar «Empezar el chat» (art. 6.1.a), que puedes retirar cuando quieras borrando la conversación desde el propio chat. Si confirmas tu correo o creas tu cuenta desde el chat, tratamos también ese correo y tu nombre, como en cualquier otra consulta. No guardamos tu dirección IP: solo una huella para frenar abusos. Para recordar tu conversación si recargas la página o vuelves, ponemos una cookie técnica, soh_chat, de hasta 7 días, que solo se pone cuando pulsas «Empezar el chat» (ver cookies). La conversación se conserva 30 días desde el último mensaje (ver cuánto tiempo los conservamos). Nuestro asistente responde con reglas fijas, sin inteligencia artificial. Los correos que salen del chat (el enlace para confirmar tu correo o el aviso a nuestro equipo cuando pides hablar con una persona) pasan por n8n, nuestra herramienta de automatización (servidores en Frankfurt), y por nuestro proveedor de correo, como encargados; y si eliges «Continuar en WhatsApp», pasas al canal de WhatsApp de arriba, con Meta como encargado.

No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines comerciales. Cuando consultamos a un proveedor para resolver tu necesidad, le trasladamos únicamente lo imprescindible sobre lo que hace falta, y no tu identidad salvo que sea necesario y lo sepas.

10Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Podemos usar herramientas de inteligencia artificial u otros sistemas automatizados como apoyo interno para clasificar, analizar o preparar consultas: interpretar lo que nos pides, resumir tu expediente, preparar un borrador de respuesta, extraer los datos de una conversación para tu enlace de consulta y, dentro de nuestro programa de gestión, un asistente que solo propone acciones (cuando esté operativo). Limitamos la información que reciben a la estrictamente necesaria para cada tarea —un paquete de datos concreto, nunca el acceso libre a nuestra base de datos— y aplicamos las garantías exigibles.

Todo lo que proponen lo revisa una persona antes de contestarte o de cambiar nada. No tomamos decisiones automatizadas basadas en tus datos ni elaboramos perfiles sobre ti.

11Tus derechos

Puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación, su supresión, la limitación u oposición a su tratamiento y su portabilidad, escribiendo a consultas@sohub.online. Te responderemos en el plazo de un mes.

Si tienes cuenta, desde tu área (Ajustes › Privacidad) puedes además descargar tus datos y borrar tu cuenta sin escribirnos. Borrar la cuenta no borra tus solicitudes, que siguen los plazos de arriba.

Si en algún momento te hubiéramos pedido tu consentimiento para un tratamiento concreto, podrías retirarlo en cualquier momento, sin que eso afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada.

Si consideras que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

12Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables y adecuadas al riesgo para proteger tus datos frente a pérdida, destrucción, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilícito: acceso limitado a quien lo necesita, autenticación reforzada en las herramientas internas, registro de accesos a información sensible, cifrado en tránsito y copias de seguridad. El acceso a tu información y a la documentación de tus consultas se limita a las personas que lo necesitan para prestarte el servicio.

13Cookies

Esta web no instala cookies que no sean imprescindibles. Más detalle en Cookies.

Para cualquier duda sobre esta política: consultas@sohub.online